Moduler og funktioner til gæsteregistrering

Vores gæsteregistrering kan leveres som et enkelt system til registrering af gæsternes navn, virksomhed og hvem de skal besøge, eller udvides til at være de mest avancerede systemer til gæsteregistrering på markedet. Dine behov stiller kravene!

Nedenfor finder du et udpluk af nogle af de væsentlige moduler og funktioner.

Gæsteregistrering med selvbetjening 

Med selvbetjent gæsteregistrering sørger gæsterne for at registrere sig selv, og checke ind/ud via vores brugervenlige selvbetjeningsstander.​ På denne måde aflastes receptionen eller vagten.

Registreringen er nem og hurtig, og kan indeholde steps, der sikrer at I får alle de oplysninger, I har behov for, og evt. får gjort gæsten opmærksom på regler mv. (læs evt. mere om gæsteregistrering og compliance længere nede).

I bestemmer helt selv graden af selvbetjening, og løsningen kan derfor tilpasses, så den fortsatte personlige kontakt kan opretholdes, eller hvis komplet selvbetjening ønskes - fx i den ubemandede reception.

Forhåndsregistrer gæster via Outlook kalender

For at gøre check ind lynhurtigt når gæsten ankommer, er det muligt at forhåndsregistrere besøget direkte via værtens egen Outlook kalender.

Når I forhåndsregistrerer, kan I også definere typen af gæst (se evt. afsnit om individuel håndtering af gæstetyper længere nede), angive mødeforplejning eller andet, der måtte være relevant for gæstehåndteringen forud for gæstens besøg.

Forhåndsregistrering er også muligt via personligt login til gæstesystemet - fx hvis I ikke anvende Outlook.

Automatiske påmindelsesmails til gæster

Alle forhåndsregistrerede gæster modtager automatisk en mail med alle relevante informationer ifm. besøget.

Udover info om dato, tidspunkt og vært indeholder den også en QR-kode for synhurtig check ind ved ankomst.

Med systemets indbyggede designværktøj kan I helt selv bestemme mailens ordlyd, og hvad den skal indeholde - fx information om sikkerhedsregler, parkeringsforhold eller andet.

Vedhæftede filer er endda også muligt!

Lynhurtig check ind og ud, samt genregistrering

Er gæsten blevet forhåndsregistreret, og derfor også har modtaget automatisk mail med QR-kode, kan koden scannes via selvbetjenings-standeren (eller hos receptionen/vagten) for lynhurtig check ind.

Skal gæstens gennemgå reglement eller udfylde yderligere oplysninger, som ikke kan forhåndsregistreres af værten, ledes gæsten automatisk igennem de rette steps.

Automatisk notifikation til værten, når gæsten checker ind

Når gæsten er checket ind, modtager værten automatisk en notifikation på mail eller sms.

Tages der billede af gæsten ifm. check ind, kan billedes automatisk sendes i notifikationen, så værten lynhurtigt kan spotte sin gæst i receptionen, hvis ikke de har mødt hinanden før.

Automatisk håndtering af compliance krav,
sikkerhedsinstruktioner, GDPR mm.

I kan automatisk sikre, at gæsterne lever op til jeres krav og standarder, ifm. selvregistreringen.

 

Gæster gennemgår regler og krav via tekst, billeder eller video (og evt. multiple choice test), accepterer fortrolighedserklæring (NDA/Non-Disclosure Agreement), udfylder oplysninger om smitsomme sygdomme (fx ifm. gæsteregistrering i medicinal- eller fødevarevirksomheder) og meget mere.

 

I kan sågar have forskellige registreringsprocesser alt efter hvilken type af gæst, der checker ind - læs evt. mere om gæsteregistrering af forskellige typer af gæster nedenfor.

Ændrer reglerne sig, kender systemet gyldigheden for gæstens seneste accept eller gennemgang, og gæsten vil helt automatisk blive bedt om at gennemgå/acceptere de nye forhold - uden behov for at involvere receptionen eller vagten!

 

I kan selv definere, hvis specifikke indtastninger skal udløse, at gæsten bliver nægtet check ind - naturligvis med en venlig svartekst, I selv kan definere!

GDPR overholdes også let, med de rette procedurer for automatisk sletning mv. sættes op i systemet.

Individuel håndtering af forskellige typer af gæster

Vores system til gæsteregistrering kan automatisk håndtere de forskellige typer af gæster, I evt. måtte få.

Har I behov for at adskille registreringen af forskellige typer af gæster, kan der i systemet opsættes forskellige registreringsprocedurer tilpasset forskellige typer af gæster.

 

Ifm. forhåndsregistrering har I således mulighed for at angive typen af gæst, så vedkommende automatisk ledes gennem den registreringsprocedure, der passer - fx for håndværkere, alm. gæster, chauffører, gæster til produktionen eller andet.

Den forskelligartede håndtering kan naturligvis også anvendes selvom gæsten ikke er forhåndsregistreret!

Automatisk udstedelse af gæstekort
(og evt. adgangskort)

Gæstekort til identifikation af gæster kan udskrives helt automatisk efter check ind.

Gæstekortene kan indeholde de oplysninger, som I har behov for - fx jeres logo, navn på gæsten, QR-kode for lynhurtig check ud, billede af gæsten, besøgets dato og tidspunkt, navn og evt. telefonnummer på værten, zone som gæsten må færdes i og lign.

Har I behov for det, kan gæstekortene også være forskellige alt efter hvilken type af gæst, det er udstedt til - fx for alm. gæster, håndværkere, gæster til produktionen mv. (læs evt. mere om håndtering af forskellige gæstetyper ovenfor).

Læs evt. også mere om udstedelse af gæste-adgangskort med integration til adgangskontrolsystem nedenfor.

Komplet overblik ved evakuering

I tilfælde af evakuering har I med ét klik et overblik over samtlige gæster, der er tilstede lige nu og her!

Listen kan naturligvis udskrives eller tilgås online via login.

Brugervenligt receptions- eller vagtmodul

Reception og/eller vagt har eget login til gæsteregistreringssystemet.

 

Rettighederne kan tilpasses den enkelte bruger, og giver de overblik og funktioner, som receptionen eller vagten har behov for, som fx:

  • Overblik over forventede, tilstedeværende og ud-checkede gæster

  • Overblik over gæster, der endnu ikke er checket ud efter forventet tidspunkt

  • Udskrift af gæstekort (fx forud for besøg af større grupper)

  • Kontaktoplysninger på alle værter, der fx forventer besøg

  • Avancerede filtrerings- og søgefunktioner

  • Check ind/ud af gæster (fx ifm. større gæstegrupper)

Det er også muligt for brugeren let at tilpasse sine overblik til egne behov.

Flere receptioner eller lokationer?

Har I flere receptioner eller lokationer, er det intet problem - alt sammen kan samles i én central løsning.

Tilsluttes flere selvbetjeningsstandere kan de enkelte enheder tilpasses med egne særlige indstillinger for check ind/ud, håndtering af forskellige gæstetyper mm.

International og gennemprøvet løsning

Vores løsning til gæsteregistrering er leveret til større virksomheder og organisationer i store dele af Europa, samt en række andre steder i verden.

Løsningen er derfor gennemprøvet hos store og kendte virksomheder og organisationer med høje krav til funktionalitet og sikkerhed.

I dag understøtter løsningen hele 19 forskellige sprog, herunder dansk, svensk, norsk, engelsk, tysk, fransk, spansk, catalansk,  hollandsk, italiensk, kinesisk, russisk, tyrkisk, polsk, rumænsk, ungarsk, bulgarsk, kroatisk og serbokroatisk samt udvalgte lokale dialekter, såsom schweizer-tysk og flamsk.

De mange sprog giver jer mulighed for, at lade jeres gæster at checke sig ind på deres modersmål.

Integration til adgangskontrol eller tidsregistrering

Med integration til adgangskontrol og/eller tidsregistrering, kan I let og evt. automatisk udstede gæste-adgangskort, og få overblik over, om værterne er tilstede, når deres gæster ankommer.

Det er sågar muligt at indstille check-ind spærringer, der sikrer, at gæster ikke kan checke ind, og evt. få udstedt gæste-adgangskort, hvis deres vært eksempelvis ikke er tilstede (fx pga. sygdom eller andet).

Bliv kontaktet om løsningen
arrow&v
Kontakt mig vedrørende: