Fraværsregistrering og fraværsportal

Vores fraværsportal anvendes både af virksomheder, der kun ønsker at registrere fravær, samt som en integreret del af vores løsning tidsregistrering, og registreringerne foregår hurtigt og let via PC eller smartphone app.

 

Måske har du behov for at registrere fravær af hensyn til lønsystem, fraværsstatistikker eller lign. (evt. med information til kalendersystem/Outlook, kantine, omstilling etc.).

 

Medarbejderne har naturligvis mulighed for løbende at følge med i sine helt aktuelle saldi, samt sin fraværskalender og kan evt. via Workflow anmode om fravær samt automatisk meddele lederen, at fraværet er afstemt med kollega.

 

I den indbyggede fraværskalender kan relevante personer let og overskueligt få oversigt over fravær på kalenderbasis, samt foretage registreringer. Ligeledes kan medarbejdere, hvis det ønskes, også få oversigt over hvornår kolleger i f.eks. samme afdeling vil være fraværende, så der nemt kan planlægges ferie eller lign. - fraværsårsagerne kan naturligvis gøres neutrale.

 

En særlig menu til eksempelvis receptionisten (hvis denne tager imod eventuelle sygemeldinger) kan også opsættes, så vedkommende kan registrere fraværet hurtigt og nemt for den sygemeldte (eksempelvis uden at få adgang til de andre fraværsdata der måtte være lagret på den pågældende medarbejder).

Nem fraværsregistrering

 

Når medarbejderen er fraværende kan han/hun eller en personaleansvarlig angive fraværsårsagen på første fraværsdag (eller på forhånd ved planlagt fravær). Dette gøres hurtigt og let, eksempelvis via PC eller smartphone app. Herved opdateres de respektive saldi automatisk, ligesom fraværs- og afdelingsoversigt, forskellige personalestatistikker og oversigter automatisk opdateres i realtid.

 

Fraværet ophæves automatisk ved den angivne udløbsdato eller, når medarbejderen er tilbage og dette registreres i systemet. Anvendes tidsregistrering, kan fraværet automatisk ophæves ved første efterfølgende Komme booking på PC, app eller terminal. Fraværet kan naturligvis også lægges ind bagudrettet.

 

Alt fravær kan beregnes i dage (hele/halve), i timer, antal gange, i procent – og i kombination.

Fravær til lønsystem, Outlook mm.

 

Al fraværsdata kan også blive overført til jeres lønsystem, ligesom det også vil kunne fremgå i personaleplanlægningssystemet (modul) samt evt. i neutral form i medarbejderens Outlook kalender (modul).

 

Eventuelle lister til f.eks. kantine med information om, hvor mange, der forventes at være tilstede den pågældende dag, information til security systemet om tilstedeværende i bygningen (modul for adgangskontrol) i tilfælde af behov for evakuering etc., opdateres ligeledes.

Rapportering og notifikationer

 

Relevante ledere eller medarbejdere har mulighed for at få overblik over fraværet ved udtrække de lister og rapporter de har behov for, f.eks. i forbindelse med fraværsstatistikker eller sygestatistikker.

 

Avancerede rapporter kan opsættes, som bl.a. tager højde for længden på fraværets perioder, fraværets fordeling ift. weekender og meget mere.

Ligeledes giver funktionen for uregelmæssigheder mulighed for at opsætte kriterier for "uregelmæssigt" fravær med mulighed for automatiske notifikationer mv. Automatiske rapporter ifm. eksempelvis sygedagpengerefusion er også muligt.

Workflow - automatiske godkendelsesprocesser

 

Modulet 'Workflow' er en god måde at få attesteret fraværet på og gør fraværsanmodninger lette og effektive. Workflow er nemlig en automatisk godkendelsesproces hvorved medarbejderen automatisk kan anmode om planlagt fravær og nærmeste leder(e) kan godkende det.

 

Når en medarbejder anmoder om fravær modtager nærmeste leder(e) en email herom. Lederen kan herefter godkende fraværet, eller afvise det - evt. med en årsag. Medarbejderen modtager ligeledes en advisering om, hvorvidt anmodningen er godkendt eller afvist og evt. begrundelsen herfor.

 

Du vælger helt selv hvilke typer af fravær, der skal godkendes, eller om alle fraværstyperne skal. Ligeledes er det muligt at opbygge et mere avanceret workflow hierarki, hvis anmodningen eksempelvis skal godkendes af flere ledere. Det er også muligt, at tilknytte stedfortrædere for de godkendende ledere, som automatisk modtager anmodningerne, hvis lederen eksempelvis ikke selv skulle være til stede, når anmodningen sendes til godkendelse.

 

Læs mere om Workflow samt generelt om Employee Self-Service (ESS)

Årskalenderen holder styr på helligdage mv.

 

Den danske kalender med officielle helligdage er indlagt i systemet, så det kun er eventuelle særlige fridage i din virksomhed, der skal indlægges, når systemet oprettes. Herefter skal der ikke længere tænkes på helligdage og særlige fridage. Der er i det hele taget ingen særlige procedurer, der skal foretages i forbindelse med års- og periodeafslutninger – det foretager systemet selv i henhold til de grundlæggende definitioner, så du kan roligt slappe af og nyde ferien! Og skulle I være en international virksomhed med udenlandske afdelinger, håndterer systemet sågar også flere årskalendere, med forskellige helligdage mv.

Fraværssaldi og løndatasaldi

 

Medarbejderne kan selv følge med og aflæse her-og-nu-aktuelle saldi for f.eks. restferie, afspadsering, feriefri, sygefravær og meget mere – afhængig af dine krav til systemopsætningen. Det giver frihed for den enkelte medarbejder og letter HR-afdelingen for saldoforespørgsler.

 

 

 

 

Lampetableau - hurtigt overblik over tilstedeværelse

 

Med modulet, Lampetableau, kan du supplere fraværsregistreringen med live overblik over medarbejderes tilstedeværelse. Med lampetableauet gives overskuelig og live information om fraværende, f.eks. hvem der er på ferie eller lign. netop nu hvilket kan bruges til at få overblik over de tilstedeværende i virksomheden (hvis man ikke er fraværende, er man tilstede). Fravær, f.eks. sygdom, kan også blive vist med neutral tekst. Lampetableauet kan både tilgås via PC eller via smartphone app.

 

 

 

 

Fraværsregistrering som SaaS eller In-House løsning

 

Fraværsportalen kan, ligesom resten af vores Workforce Management løsninger, leveres som enten SaaS ("hosting/cloud") eller In-House ("on-premise") løsning alt efter jeres behov samt IT-ressourcer.

 

Læs mere om SaaS og In-House