Workflow (godkendelsesflow) og ESS

Med Employee Self-Service (ESS) får medarbejdere mere medansvar. Visse rutinemæssige tidsregistreringsopgaver kan decentraliseres og udføres af medarbejderne selv eller af afdelingssekretærer og afdelingsledere. Alle data ligger dermed omgående og bekvemt tilgængelige

i systemet.

 

Personlige data, såsom adresser, telefonnumre eller lignende kan vedligeholdes og opdateres af

medarbejderne selv. Autoriserede medarbejdere er i stand til at ændre arbejdstid eller adgangstilladelse
direkte via systemet.

 

Med Workflow skabes der klarhed i organisationen, rutinearbejde reduceres til et minimum, papirarbejdet
reduceres og de administrationsomkostninger, der er forbundet med f.eks. ferieanmodninger, fravær og
rettelser reduceres ligeledes i betydelig grad.

 

 

Visning af tidssaldi

 

Medarbejderne kan hente information om deres aktuelle saldi. De kan også anmode om rettelse på konti.
Hvilke tidssaldi - og hvor mange, der vises, er fleksibelt og kan
defineres af jer. Udover at have adgang til
sine data online, kan medarbejderne også hente informationer om egne saldi på terminaler, hvis de anvendes.

 

At give medarbejderne adgang til at få overblik over egne saldi mv. via deres egen PC eller smartphone kan reducere HR-afdelingens arbejdsbyrde betydeligt.

Dine fordele

  • Hurtige omkostningsreduktioner i de administrative processer.

  • Større medarbejdertilfredshed som følge af øget fleksibilitet og selvstændighed.

  • Kortere og hurtigere ordrebehand-ling med workflow.

  • Aktuelle og korrekte data med Employee- Self-Service (ESS).

  • Innovativ Workforce Management via Manager Self-Service (MSS).

Godkendelsesworkflow - Workflow, ferieplanlægning mm.

 

Modulet Workflow er en automatisk, papirløs procedure, hvormed du kan give online godkendelser eller afvisninger i forbindelse med bl.a. tidsregistrering og fraværsregistrering - eksempelvis anmodninger om ferie, forretningsrejse eller korrektioner i forbindelse med glemt booking - hurtigt og simpelt.

 

En medarbejder kan via Workflowets godkendelsesprocesser foretage en anmodning og derefter følge processen for anmodningen online i systemet samt med notifikationer via e-mail. Relevante ledere og/eller HR-afdeling adviseres via e-mail om, at anmodninger er foretaget, og kan derefter godkende dem eller afvise dem med en begrundet årsag.

 

 

Workflow - Hierarki

 

Workflow hierarkiet er et godkendelseshierarki, som kan opbygges efter den enkelte virksomheds behov, herunder kan der naturligvis differentieres mellem de forskellige personalekategorier. Virksomhedsprocesser som f.eks. definitionen af korrektionsrettigheder håndteres i baggrunden gennem Workflow.

 

Dette sikrer, at hver medarbejder kan have adgang til forskellige data, og kan behandle relevante anmodninger baseret på hans/hendes funktion eller autorisationsniveau. En workflow anmodning kan gennemgå flere autorisationsniveauer i den såkaldte workflow-struktur. Adskillige ledere kan defineres for hvert niveau med forskellige autorisationstyper, f.eks. præ-, endelig eller master godkendelse eller blot read-only.

Godkende eller afvise anmodninger i praksis

 

Administratorer eller ledere modtager meddelelse om medarbejder-anmodninger via e-mail. Hvis e-mail funktionen ikke er aktiveret, kan anmodningerne også udelukkende behandles online - dvs. at hvis lederen ikke ønsker at blive forstyrret af e-mails med bl.a. ferieanmodninger og korrektioner, kan han/hun slå denne funktion fra. Der kan behandles anmodninger på individuel eller kollektiv basis.

 

Ledelsen bliver forsynet med al den nødvendige information til effektiv Workforce Management.

 

Workflow - Glemt booking

 

Hvis en booking i forbindelse med tidsregistrering glemmes eller af forskellige årsager ikke kunne foretages, giver Workflow dig muligheden for at registrere bookingen med tilbagevirkende kraft, med godkendelse fra relevant leder. Det samme gør sig gældende for fraværsbookinger såsom ferie, eksterne kurser, forretningsrejse, hjemmearbejde mv.

Workflow - Projektbookinger

 

Også projekt-bookinger i forbindelse med projekttidsregistrering kan registreres via Workflow modulet. Dette bidrager væsentligt til at nedbringe arbejdsbyrden i HR-afdelingen. Medarbejdere kan også tilgå rapporter skræddersyede til individuelle behov fra deres eget skrivebord, eksempelvis booking journaler, feriekonti, årsoversigter etc. Dataene er altid ajour.

Ferie og fridage (helligdage)

 

Har du aldrig din kalender foran dig, når du vil planlægge dine ferie- og fridage?

 

En feriekalender, med aktuel information om eksisterende feriedatoer og fridage, selv i forskellige lande og regioner, kan indlægges i systemet. Alle generelle danske helligdage er naturligvis allerede indlagt som standard, og der er naturligvis mulighed for også at indlægge eventuelle fridage som er særlige for jeres virksomhed. Når først de ligger der, skal der ikke foretages noget yderligere, hverken i forbindelse med årsafslutninger eller periodeafslutninger.

 

 

 

Overblik med tilstedeoversigten

 

Hvem er tilstede og hvem er fraværende?

Med tilstedeoversigten kan medarbejdere i virksomheden overskueligt få vist:

 

  • Hvem der er tilstede, altså har foretaget komme-booking?

  • Hvem der er fraværende?

 

Den overskuelige tilstedeoversigt giver et hurtigt overblik over, hvilke medarbejdere, der er fraværende uden årsag, og hvem der er ude på tjenstligt fravær. Fravær, eksempelvis sygdom, kan også blive vist med neutral tekst, som f.eks. "Fraværende med fraværsårsag".

 

Med tilstedeoversigten gives der et overblik over udvalgte per-soner med deres navn og deres nuværende tilstede-/fraværs-status. Visningen kan også sorteres efter navn, afdeling og status i forskellige kombinationer. Der kan også vælges, hvilke personer, der skal inkluderes i oversigten, baseret på deres afdeling, kostcenter, arbejdsgruppe eller definerede gruppetildelinger.

Reduceret rutinearbejde for HR-afdelingen

 

  • Fejlindtastninger reduceres betydeligt.

  • Adgang til aktuelle data.

  • Information om overarbejde eller restferie.

  • Udlevering af tidsrapporter er ikke længere nødvendigt.

  • Korrektioner reduceres betydeligt.

  • Datakvaliteten forbedres.

  • Mere tid for personalet til arbejde.

  • Basale tidsregistrerings-opsætninger kan udføres decentralt.

 

Gennemsigtighed og overskuelighed for medarbejdere

 

  • Indsigt i processerne til enhver tid - og altid med aktuelle data.

  • Nem planlægning af f.eks. ferie eller andet.

  • Love, regler og overenskomstmæssige aftaler over-holdes automatisk.

  • Arbejdstidsbestemmelser kan gennemføres forskelligt for hver afdeling.

  • Vigtig info sendes med det samme til medarbejderne.

Online information for afdelingslederen

 

  • Gennemsigtighed og overskuelighed som beslut-ningsgrundlag for behandling af anmodninger.

  • Altid lige ved hånden - eksempelvis med restferie-, overarbejds– årssaldi.

  • På kontoret eller hjemme - medarbejderne får hurtigt svar.

  • Man behøver ikke tage hensyn til servicetiderne i personaleafdelingen.

  • Forbedring af medarbejdertilfredsheden gennem motivation og selvstændigt ansvar.

  • Vigtige virksomhedsinformationer står altid til rådighed.

  • Enkel og hurtig generering af anmodninger.

  • Konstant og fyldestgørende information om status for anmodninger.

  • Overblik over fraværende ved første blik.

  • Adgang til data fra både hovedkontor og afdelingerne, såvel som hjemme-kontoret.

  • Online oversigt over tilstedeværelse: Er mine medarbejdere her?

 

 

Optimerede personaleprocesser

 

  • Systematisering af workflow.

  • Hurtigere procesforløb og kontrol.

  • Forbedring af procesproduktiviteten.

  • Integration i eksisterende forretnings- og IT-miljøer.

  • Omkostningsbesparelser i administrative processer via ESS.

  • Fleksibel tilpasning af processer i forbindelse med organisationsændringer eller andre forandringer.