Workflow (godkendelsesflow) og ESS

Med Workflow modulet for elektronisk godkendelse til vores Workforce Management løsninger kan I reducere manuelle processer og rutinearbejde til et minimum.

 

Papirarbejdet og de administrationsomkostninger, der er forbundet med fx ferieanmodninger, fraværsregistrering og korrektioner af tidsregistrering reduceres i betydelig grad.

Med Employee Self-Service (ESS)/medarbejderselvbetjening får medarbejderne ligeledes overblik over egne saldi og mere medansvar.

Fraværsregistrering af ferie, sygdom mv. med elektronisk godkendelse (Workflow)

Medarbejdere foretager let selv fraværsregistrering - fx registrering af ferie eller sygdom - via PC og/eller smartphone app.

De fraværsårsager, der kræver godkendelse, sendes automatisk til godkendelse hos fx nærmeste leder eller genne et Workflow hierarki (læs mere længere nede).

Automatisk advis på mail går ligeledes til hhv. godkender og medarbejder ved anmodning samt godkendelse/afvisning.

Korrektioner af tidsregistrering med elektronisk godkendelse (Workflow)

Korrektioner af tidsregistrering, som eksempelvis glemte komme/gå registreringer, arbejde udenfor rammetid, godkendelse af overarbejde eller lign., foretages hurtigt og let af medarbejderen selv, som enkelte korrektioner eller flere ad gangen.

Korrektionen sendes automatisk til godkendelse hos eksempelvis nærmeste leder eller gennem et Workflow hierarki (læs mere længere nede).

Automatisk advis på mail går ligeledes til hhv. godkender og medarbejder ved anmodning samt godkendelse/afvisning.

Tidsregistrering med periodegodkendelse vha. elektronisk godkendelse (Workflow)

Automatisér processen og lad medarbejdere gennemgå og frigive egne registreringer til godkendelse, ifm. afslutning af lønperioden.

Det giver både medansvar for medarbejdere og effektiviserer godkendelsesprocesserne, som alternativt ville foregå manuelt.

Når en lønperiode afsluttes, gennemgår og frigiver medarbejderen egne registreringer, evt. til godkendelse hos nærmeste leder, og efterfølgende frigivet til lønkontorets lønkørsel.

Alt er automatiseret, og kan kombineres med notifikationer, korrektionspærring efter lønkørsel og meget mere.

Effektivt godkendelseshierarki (Workflow-hierarki)

Anmodninger om fravær, korrektioner og lign. kan naturligvis nøjes med at blive godkendt hos nærmeste leder, men har I behov for mere, kan der opsættes et avanceret Workflow-hierarki.

Hierarkiet kan bestå af godkendelse hos forskellige godkendere, i forskellige niveauer, og kan bl.a. indeholde automatiske stedfortræderfunktioner, der automatisk videresender anmodningen til en stedfortræder, hvis godkenderen fx er fraværende.

Forskellige hierarkier kan opstilles for forskellige fraværsårsager og andre anmodningstyper, så godkendelsesflowet kan tilpasset jeres organisation.

Dette er blot et udpluk af mulighederne.

Overblik over egne saldi giver gennemsigtighed!

Med medarbejdernes eget overblik over egne her-og-nu-aktuelle saldi, får de både overblik, og gennemsigtigheden sikres.

Foruden bookingsjournaler og fraværsoversigter, kan medarbejdere også bl.a. selv have overblik over egen flexsaldo, afspadseringssaldo, feriesaldo (herunder fx restferie, afholdt ferie, planlagt ferie mv.) og meget mere.

På denne måde undgås en række forespørgsler til HR- eller lønafdelingen, og medarbejderen sikres aktuelle data, i stedet for muligt forældede saldi fra fx lønseddel eller lign.

Medarbejdere kan let få overblik over egne data via PC, smartphone app og/eller terminaler til tidsregistrering.

Medarbejder-selvbetjening sparer ressourcer og giver medansvar!

 

Visse administrative og rutinemæssige opgaver kan decentraliseres og udføres af medarbejderne selv, eller af afdelingssekretærer og afdelingsledere, i stedet for eksempelvis HR-afdelingen.

Eksempelvis kan personlige data, såsom adresser, telefonnumre eller lignende vedligeholdes og opdateres af medarbejderne selv.

Vil du vide mere?