Moduler og interfaces - Workforce Management

Vores Workforce Management løsninger til bl.a. tidsregistrering og fraværsregistrering, indeholder flere moduler, som kan dække mange forskellige behov. I kraft af, at løsningerne er modulopbyggede kan du til- og fravælge netop de funktioner og moduler, som I har behov for i jeres Workforce Management løsning og dermed få løsningen skræddersyet til netop jeres behov.

 

Om der er tale om enkel fraværsregistrering og feriehåndtering eller en større Workforce Management løsning med avanceret tidsregistrering, projekttidsregistrering, fordeling af tid på koststeder samt personaleplanlægning mv. - kan løsningerne, vi leverer, dække netop dine behov.

 

Systemerne bygger på fuld skalerbarhed. Det vil bl.a. sige, at de kan udvides med et ubegrænset antal medarbejdere. Så er I 100 eller måske flere tusinde medarbejdere, spiller det ingen rolle - systemerne kan følge med alle størrelser af virksomheder eller organisationer. Får I vokseværk kan jeres løsning derfor også følge med jer.

 

 

Nedenfor ses et udpluk af moduler og særlige funktioner, som er tilgængelige i løsningerne til Workforce Management.

Tidsregistrering for funktionærer og timelønnede

 

Om du er på udkig efter en løsning til flextidsregistrering for jeres funktionærer, tidsregistrering af jeres timelønnedes løntimer eller en kombination, så er vores løsninger til Workforce Management noget for jer.

 

Løsningerne er nemlig udviklet med henblik på eksempelvis at kunne håndtere forskellige ansættelsesforhold, overenskomster på samme tid - herunder også særdeles avancerede arbejdstidsmodeller, f.eks. hos virksomheder med behov for 24/7 tidsregistrering.

 

Følgende er eksempelvis muligt:

  • Flextid kombineret med overtid mv.

  • Forskellige arbejdstider og arbejdsregler efter forskellige overenskomster og lokalaftaler.

  • Afvikling af optjent overtid til afspadsering efter "first in, first out" princippet.

  • Automatisk beregning og styring af samlet saldo for "betalt fravær" til f.eks. Timebank (Finansforbundets medlemmer).

  • Årlige arbejdstider.

  • Skifteholdsarbejde, faste såvel som rullende skift.

Fraværsregistrering - Real Data A/S

Fraværsregistrering og ferieplanlægning

 

Fraværsportalen til fraværsregistrering kan leveres som stand-alone eller kombineret med tidsregistrering. Med fraværsregistrering i vores Workforce Management løsninger kan både medarbejdere og ledelsen håndtere og få overblik over fraværet, som nemt og hurtigt registreres og kategoriseres. I den indbyggede fraværskalender kan relevante personer nemt og overskueligt få oversigt over fravær på kalenderbasis.

 

Medarbejdere kan selv følge med og aflæse her og nu aktuelle saldi for f.eks. restferie, afspadsering, feriefri, optjent overarbejde 50 %, 100 % for perioden, sygefraværsprocent og meget mere - afhængig af jeres krav til systemopsætningen. Det giver frihed for den enkelte medarbejder og letter HR- og økonomiafdelingen for saldoforespørgsler.

 

Hvis I ønsker det, kan fraværsregistreringerne også sammenkobles med Workflow, så medarbejderen eksempelvis kan anmode om ferie direkte fra fraværskalenderen, som derefter automatisk sendes direkte til godkendelse/afvisning hos den eller de relevante ledere, hurtigt og nemt samt med e-mail notifikationer.

 

Den danske kalender med officielle helligdage er indlagt i systemet, så det kun er eventuelle særlige fridage i jeres virksomhed, der skal indlægges én gang. Der er i det hele taget ikke ingen særlige procedurer, der skal foretages i forbindelse med års- og periodeafslutninger - det foretager systemet selv i henhold til de grundlæggende definitioner.

Workflow - automatiske godkendelsesprocesser

 

Workflow er en automatisk, papirløs procedure, som kan anvendes til at foretage online anmodninger samt give online godkendelser/afvisninger, eksempelvis vedrørende ferie, forretningsrejser eller korrektioner med tilbagevirkende kraft (f.eks. efter eksterne kurser eller forretningsrejser).

 

Bookinger såsom overtid til afspadsering samt anmodninger om ferie eller andet fravær kan registreres os sendes til godkendelse systemets modul for Workflow.

 

Rent praktisk modtager den relevante leder for workflowet en e-mail, når der er foretaget en anmodning. Denne kan så hurtigt og nemt godkendes eller afvises. Lederen kan hurtigt og i realtid få overblik over virksomhedens medarbejderkapacitet nu og i fremtiden, f.eks. via afdelingskalenderen, og afvise/godkende anmodninger ud fra disse oplysninger.

Smartphone app til tidsregistrering og fraværsregistrering

 

Med vores løsninger til Workforce Management kan jeres medarbejdere registrere deres tid og fravær på flere måder. Foruden via PC eller terminaler, kan medarbejderne også få mulighed for at foretage registreringer via den enhed de fleste af dem altid har lige ved hånden - nemlig deres smartphone.

 

Du kan nemlig udvide jeres løsning til tidsregistrering med en smartphone app, som gør det muligt for jer at give medarbejdere i marken mere ansvar for deres egen tidsregistrering, og derved øge bekvemmelighed og motivation.

 

De får mulighed for at foretage komme/gå-bookinger (med eller uden fraværsårsag) og fraværsregistrering hurtigt og nemt samt få overblik forskellige oplysninger, som eksempelvis flex- og ferie-saldi, ligesom de hurtigt kan foretage korrektioner eller anmode om ferie eller andet fravær (f.eks. bundet sammen med Workflow).

Integration med lønsystemer, SAP mv.

 

Løsningerne til Workforce Management, som vi tilbyder understøtter integration med flere forskellige eksterne systemer ligesom de også let kan integreres med eksempelvis adgangskontrol.

 

Er der behov for udveksling af data med andre systemer, kan dette naturligvis etableres, både som import og eksport af data. Vores løsninger kan leveres med certificeret interface til SAP samt interface til alle gængse lønsystemer, såsom f.eks. Bluegarden, Epos Løn, Sikeborg Data, Lessor, KMD mfl.

Integration til Outlook kalender

 

I mange virksomheder og organisationer kan data, som registreres ét sted måske være svære at få vist et andet sted, hvor de ellers er enormt brugbare.

 

Når det kommer til tids- og fraværsregistrering får medarbejderne måske ikke altid opdateret deres Outlook kalender med deres planlagte fravær og det kan måske generelt være svært for kolleger at få overblik over, hvornår hinanden er på kontoret eller ej.

 

Med et interface til jeres Outlook kalendere opdateres medarbejdernes fravær helt automatisk direkte i deres Outlook kalender, så fravær kun behøver registreres ét sted. Fravær, som eksempelvis sygdom, kan fremgå neutralt.

Projekttidsregistrering

 

Med modulet for projekttidsregistrering kan medarbejdere registrere og administrere projekt- eller ordrerelateret arbejdstid. Projekttiderne vedligeholdes af medarbejderne selv via deres PC. Arbejdstimer fordeles på individuelle projekter/opgaver og projektrelaterede arbejdstimer godkendes og overvåges i realtid.

 

I kan ligeledes oprette, analysere og vise beregninger via rapportfunktionen. Overblikket over de arbejdsprocesser, der udføres, kan hjælpe jer med at foretage en langt hurtigere evaluering af produktiviteten og rentabiliteten af projekter. Dette giver jer mere gennemsigtighed i de indledende faser for omkostningsanalyse og giver et præcist planlægningsbasis for fremtidige projekter og ordrer.

Projekttidsregistrering - Real Data A/S

Koststeds-registrering

 

Med koststeds-registrering kan medarbejdernes arbejdstider fordeles på forskellige koststeder og du kan bl.a. spore fordelingen af omkostningstyper tilbage til de individuelle kostcenter.

 

Med koststeds-beregning kan du fremme en bedre monitorering af lønsomhed og forbedre grundlaget for regnskaber. Ved at generere rapporter, baseret på de timer, der er blevet registreret, kan I overvåge omkostninger i de enkelte driftsenheder og holde styr på lønsomhedsniveauer.

 

  • Der kan let skiftes mellem koststeder på en terminal

  • Retroaktive ændringer er mulige til enhver tid

  • Fraværstider tages i betragtning

  • Dagsafregning via medarbejderens basis-koststed eller et tilsvarende koststed

  • Differentiér mellem opgaver (f.eks. udvikling eller installation) i et projekt

  • Evaluér individuelle opgaver med forskellige omkostninger

Registrering via terminaler samt
ID-administration

 

Med løsningerne, vi leverer til Workforce Management kan jeres medarbejdere registrere deres tid og fravær på flere måde. En af dem er via de avancerede terminaler til formålet, som vi tilbyder.

 

Ønsker I at anvende terminaler giver modulet til ID-administration jer mulighed for at håndtere og administrere jeres ID-medier, f.eks. kort, nøglevedhæng/brikker eller fingeraftryk (biometri).

 

Hvis I anvender kort, kan I også designe layouts til dem samt printe og kode dem selv. På denne måde bliver I mere fleksible og du kan ligeledes på denne måde selv sørge for at jeres ID-kort lever op til jeres Corporate Identity.

 

Med modulet for ID-administration og produktion lettes ID-håndteringen, og du får mere frie hænder.

 

Bemærk også at I kan anvende samme ID-medier til både tidsregistrering og adgangskontrol.

Personaleplanlægning

 

Gør bedst brug af den mest værdifulde ressource i jeres virksomhed - medarbejderne! Med modulet for personale- og vagtplanlægning har I straks og på et hvilket som helst tidspunkt adgang til al tidsinformation for effektiv planlægning af arbejdsstyrken.

 

På denne måde kan I:

  • Effektivt anvende alle personaleressourcerne

  • Oprette skifteplaner baseret på behovsprofiler

  • Planlægge personaleanvendelse

  • Få gennemsigtighed

 

Alt sammen baseret på kapacitet og muligheder og derfor økonomisk fordelagtigt.

Integreret adgangskontrol

 

Du kan også udvide din Workforce Management løsning med adgangskontrol, som integreres fuldt ud i et og samme system. Med udvidelsen med adgangskontrol kan du sikre, at kun de rette personer får adgang til din virksomhed.

 

I systemet indgår bl.a. hurtig og nem styring af autorisationer til f.eks. bygninger, lokaler, parkeringsområder eller andet.

 

Systemet deler database med Workforce Management systemet, og sikrer på denne måde fuld udnyttelse af jeres data.

 

Ydermere kan du selvfølgelig anvende samme ID-medier (brik/kort), som anvendes til eventuelle tidsterminaler, ligesom flere terminaler i hardware sortimentet også kan udvides med samt styre terminaler til adgangskontrol.