Please reload

Seneste nyheder

Ny video om vores løsninger!

19/11/2019

1/10
Please reload

Fremhævede nyheder

Tror du også, at manuel gæsteregistrering ikke er omfattet af GDPR?

26/04/2018

 

 

Tror du også, at brugen af papir og blyant til registrering af gæster ikke er omfattet af GDPR?

 

Der tager du desværre fejl!

Det er stadig en misforståelse - så kort tid inden lovgivningen indføres - at manuel gæsteregistrering med manuelle blanketter, papirlogbog og lign. ikke er dækket af GDPR. Enhver form for strukturerede personoplysninger, der vedligeholdes og vises, dækkes af GDPR. Da GDPR er teknologineutral, skal enhver behandling af disse data – om de er på papir, elektroniske eller digitale – overholde den nye lovgivning. Så det er meget sandsynligt, at din papirlogbog, og især den videre behandling af dokumenterne, falder under GDPR. Og endnu vigtigere vil det sandsynligvis blive kontrolleret som noget af det første i tilfælde af revision – både da det er en åbenlys faldgrube, og da gæsteregistrering trods alt er noget af det første en revision vil møde, når de besøger jer.

 

 

En anden misforståelse vedrører at det er enkelt at tilpasse brugen af papirlog i henhold til GDPR-kravene. Kun hvis dataene ikke er tilgængelige for tredjeparter (undtagen receptionisten), hvis logbogen destrueres med jævne mellemrum, og hvis den i øvrigt overholder GDPR på alle andre områder, kan man argumentere for, at loggen er compliant med GDPR.
I alle andre tilfælde er registreringssoftware mere sikker og mere gennemskuelig.

 

 

Hvad er vigtigt, og kræver din opmærksomhed, i forhold til at være GDPR-compliant?

  • Indsaml kun (begrænsede) personlige data fra dine gæster, der er relevante for det tilsigtede formål.

  • Opbevar ikke detaljerne for gæsten længere end nødvendigt.

  • Bestem opbevaringsperioden, og slet dataene i overensstemmelse hermed.

  • Bestem rettigheder og forpligtelser for den person, der behandler dataene.

 

 

Hvilke GDPR fordele har et digitalt besøgsregistreringssystem, som fx prime Visit?

 

  • Kun autoriserede personer har adgang til dataene.

  • Gæster har ikke adgang til data fra en tidligere gæst. Personers privatliv er således garanteret.

  • Ved at bruge forhåndsregistrering er det ikke længere nødvendigt at indtaste de ønskede data ved skranken. En ekstra fordel er at reducere kø i receptionen.

  • På grund af den begrænsede opbevaring af gæstedata er det muligt at genbruge dataene, hvilket forenkler proceduren og fremskynder registreringen.

 

 

Og hvad med sikkerhedsforskrifter?
Nogle virksomheder, brancher og sektorer følger ISO- og HACCP-standarderne, hvilket resulterer i et behov for gæsteregistrering. Dine gæster skal i den forbindelse informeres om sikkerhedsforskrifter, udarbejde en sundhedserklæring eller først få en arbejdstilladelse. Gennem den digitale ”logbog”, prime Visit, kan du nemt bevise at du har påpeget sikkerhedsforskrifterne overfor dine gæster. Gæsterne guides hurtigt gennem proceduren, og i mellemtiden opfylder du både GDPR-kravene og sikkerhedsforskrifterne.

 

 

Selvfølgelig giver digital gæsteregistrering også mange andre fordele…
Hvis du ofte modtager individuelle gæster eller grupper af gæster, kan du registrere dem på forhånd via Outlook. Hvis gæsterne checker ind via prime Visit kiosken, bekræftes registreringen ved blot automatisk at slå deres navne op. Dette er også muligt via QR-koden, som gæsterne modtog i påmindelsesmailen. Det er også muligt, at der udstedes et adgangskort ved skranken med adgang til bestemte dele af virksomheden. Praktisk ved fx virksomhedsrundvisninger.


Fordi du også altid ved, hvor mange mennesker der er til stede, og hvilken kontaktperson, de blev tildelt, er hurtig aktivering af en beredskabsplan et absolut plus. Den organiserede evakuering af bygningen kan ske så mange gange hurtigere, og med færre ubehagelige overraskelser, som følge heraf.
 
Er du overbevist om vigtigheden af ​​ digital gæsteregistrering, men har du stadig spørgsmål?
Tøv ikke med at kontakte os. Vi hjælper dig gerne.


 

Klik og book en uforpligtende drøftelse af jeres behov for en digital løsning til gæsteregistrering.

 

 

 

Please reload